Legújabb cikkeinkért kövess minket a Player Google News oldalán is!

Mit?

Erre a kérdésre látszólag gyakran egyszerű a válasz (egy termék bemutatójára a termékbemutató elég evidens), de például az ügyfelekkel való évi/félévi szokásos barátkozásnál nem árt kicsit konkretizálni: kötetlen iszogatást akarunk, ebédet/vacsorát, valamilyen élményt is hozzá stb.

Fontos, hogy ha a fejünkben összeállt, mit szeretnénk, a meghívottaknak is tegyük egyértelművé. Lehet meglepetést okozni, de az ne egy bónusz kétórás előadás legyen, vagy valami olyan, amihez nem tűsarkúban is lakkcipőben lett volna érdemes érkezniük.

Mikor?

Az emberek ideje drága, és sok olyan szokásuk van (például a hétvégét a családjukkal töltik, munkaidőn kívül nem szeretnek dolgozni), amit érdemes figyelembe vennünk, ha nem csak udvariasságból küldünk meghívót, hanem tényleg azt akarjuk, hogy ott is legyenek, sőt jól is érezzék magukat. A hétfő általában sűrű nap, pénteken már mindenen jár az emberek esze, csak a munkán nem, egy délután két órai program félbevágja a napot, egy este hatkor vagy később kezdődő, illetve hétvégi pedig csak akkor vonzó, ha a maga is esemény is valóban az, vagy ha természetes okokból nem tarthatjuk meg máskor (például egy világpremierhez kapcsolódunk).

Egy programtervvel nem csak magukról a programpontokról informálunk, de arról is, mennyi időt kell ránk szánni. Ha a rendezvényünkön a meghívott párját vagy gyerekeit is szívesen látjuk – amellett, hogy ezt emeljük ki a meghívóban –, felejtsük el a hétköznap reggeli vagy napközbeni időpontokat.

Kiknek?

Mi valószínűleg pontosan tudjuk, kiket akarunk meghívni, de a meghívott nem feltétlenül, pedig érthető, ha szeretné. Ezért okos dolog a meghívóba erre vonatkozóan is utalást tenni (például a sajtóbemutatóból egyértelmű, hogy sok újságíró és fotós/operatőr lesz), ahogy azt is egyértelműen le kell írnunk, pontosan kinek szól a meghívás. Ha személyesen ismerjük a vendéget, vagy kiemelten kell kezelnünk, érdemes telefonon is meginvitálni, de a levélben vagy e-mailben történő meghívót ilyenkor is küldjük el.

Hol?

Az esetek kisebb részében maga a helyszín az esemény (pl. egy hely megnyitója, székházavatás stb.), de a legtöbbször választanunk kell egy megfelelőt. De mi is az? Ez a program jellegétől és a célcsoporttól is függ; fontos, hogy ne csak a megfelelő nívójú, hanem megfelelő szolgáltatású is legyen.

Ha a belvárosba hívjuk a vendégeket, írjuk rá a meghívóra, hol lehet parkolni. Ha nagyon a külvárosban vagy egy másik településen, akkor gondoskodni kell transzferről is – ha nem autókereskedőket vagy flottamenedzsereket hívunk meg, nem várhatjuk el, hogy mindenki kocsival érkezzen. Ha igazán különleges helyszínt találunk, mondjuk el előre, miért az.

Hogyan?

A rendezvényszervezés elmélete nagyon egyszerű: végig kell gondolni, mit akarunk, ahhoz mire lesz szükség, illetve milyen igényei lehetnek a résztvevőknek. Ha néhány óráig tart a program, csak illik megvendégelni legalább néhány – lehetőleg friss – pogácsával és üdítővel, kávéval őket, ha egy fél napig vagy még tovább, akkor gyakorlatilag kötelező komolyabb étkezést is biztosítani. Vendéglátóhelyen nem téma, de szabadtéren gondoskodnunk kell vécéről is, még akkor is, ha maga a program nem hosszú. Ne adjunk fejtörőket a vendégeknek, adjuk meg a dresszkódot.

Fontos a megfelelő rendezői létszám: voltunk már olyan rendezvényen, ahol az ügyfelekkel kedvesen csevegő vendéglátók el-eltűntek néha – akkor mosogatták el a poharakat az újabb érkezőknek. Ugyanígy gondolnunk kell az egyedi – vagy nem is annyira egyedi – igényekre: az, hogy valaki nem szeret húst enni, hogy az operatőröknek, fotósoknak kellhet konnektor, szinte természetes, ne ott kapkodjunk. Lehet, hogy az egyik kolléga szeret fotózni vagy videózni, de lehet, hogy nem tud annyira, vagy inkább az lenne hasznos, ha az ügyfelekkel foglalkozna: hívjunk szakembert.

Egy ilyen rendezvény remek alkalom nem csak a kapcsolatépítésre, hanem cégünk reklámozására is. Profizmust kell sugallnunk, amihez egyáltalán nem elég, ha szép névjegykártyákkal és mosolygós hoszteszekkel készülünk. Nagyon fontos, hogy egységes legyen az arculat, a meghívótól a programkártyán át a molinókig, fontos ellenőrizni előtte a nyomtatási minőséget, tanácsot kérni az anyaghasználatról. Ha spórolni akarunk, készíttessünk újrafelhasználható dekorációt: egy jó minőségű roll-up, egy molinó, egy információs tábla későbbi rendezvényeinken is elhelyezhető, az aktuális infókat nyomtattathatjuk olcsóbb felületre, plakátra. A költséghatékonyság alapvető igény minden megrendelő részéről, ezért létezik már sérülésmentesen leszedhető és újrafelhasználható öntapadós anyag is, és akkor is olcsóbban jövünk ki – ráadásul felesleges izgalmaktól óvhatjuk meg magunkat –, ha egy-egy részfeladatot egy kézbe adunk: a Player például az összes nyomdai és dekormunkát egy helyről, a Kiwi Printtől rendeli.

Vedd sorra a hibákat!

Hiába kisebb falat egy céges parti vagy egy sajtótájékoztató megszervezése, mint egy olimpiáé, és hiába igyekszel mindenre figyelni, szinte biztos, hogy lesznek kisebb hibák, vagy legalábbis olyan részleteket, amiket lehetne jobban csinálni legközelebb. Írd fel őket, egyáltalán nem biztos, hogy egy vagy akár több év után emlékszel rájuk, hogy elkerülhesd őket.

Nem hitegetünk: a rendezvényszervezés stresszes műfaj, de nem csak a bukás, a siker is legalább annyira látványos lehet.

(Fotó: Cultivo, Europress/Getty, Kiwi Print, Player-archívum)

Itt állíthatod be, hogy a Player az elsők között legyen a Google keresőben