A feladatok idejének mérése

Mert ha tisztában vagy azzal, mennyi időre van szükséged egy bizonyos feladat elvégzéséhez, akkor jobban beoszthatod az idődet, ergo hatékonyabb lehetsz a munkádban. Persze az is segít, ha csoportosítod, majd fontossági sorrendbe rakod a tennivalókat, és az is hasznos, hogy ha listát vezetsz ezekről. Ez viszont még nem jelenti azt, hogy az adott feladatot határidőre elvégzed. Minél nagyobb hangsúlyt fektetsz a feladatok idejének mérésére, annál jobban képes leszel belőni, hogy az éppen aktuális tennivaló mennyi idődet emészti fel.

Konkrét célok meghatározása

Mitzi Weinman TimeFinder-alapító szerint érdemes azzal kezdeni egy nagyobb projektet, hogy feltesszük magunknak a kérdést: „Mi lesz a munka eredménye, ha befejezzük?”. Ezután a szándék megértése következik. Ha tudjuk, miért csináljuk azt, amit, akkor azt is láthatjuk, miért illik az egész projektbe. Majd közölni kell a személlyel, akinek a munkát delegáljuk, hogy pontosan mi a feladatköre. Ide tartoznak a különböző határidők, erőforrások, költségvetés stb.

Időrendszerezés

Már mindenkivel előfordult, hogy a sok teendő miatt kevésbé volt hatékony. Egyszerre ezer dolgon pörgött az agya, és igazán nem tudta, mihez kezdjen. Az időrendszerezés azt jelenti, hogy koncentrálsz, méghozzá azokra a feladatokra, amelyek a legfontosabbak. Ha konkrétan megtervezettek a napjaid, akkor megspórolsz egy rakás energiát. És segíthet abban is, hogy elválaszd a magánéletet a munkától. Például ilyen, ha a szombat estéidet mindig a haverokkal, esetleg a gyerekeiddel töltöd.

Emailezési-stratégia készítése

Ismered az érzést, amikor jelzi a telefonod, hogy levelet kaptál, amit startból megnézel, és legtöbbször válaszolsz is. Ezzel mi a gond? Hogy épp valaminek a közepén voltál és abbahagytad. És később ezt folytatnod kell, de tudjuk, hogy akkor már kisebb a lendület. Ezért érdemes csoportosítani az emaileket, és például csak bizonyos napszakban válaszolni rájuk. Nyilván akad kivétel, amikor valami sürgős levélre azonnal válaszolni kell, de összességében a csoportosítás hatékonyabbá tesz.

Nem érdemes nulláról indítani

Jami Novak időmenedzsment-szakember szerint nem kell folyamatosan újra feltalálnod a kereket. Sokkal hatékonyabb, ha bizonyos feladatok alapjait már előtted elvégezték, neked meg már csak ezt használva kell dolgozz. Ezzel időt és energiát spórolsz, és mindkettő elég fontos a sikeres, gyors munkához.

Jegyzetelni, jegyzetelni

Mert elkerülhetetlen, hogy éppen valamiben nagyon benne vagy, de félbeszakítanak. Ilyenkor érdemes jegyzetet hagyni, amiben részletesen szerepel, hol hagytad abba a feladatot, és így plusz időveszteség nélkül folytathatod majd.

Ez a hat tipp az emberek többségének hasznos lehet, de azt sem szabad elfeledni, hogy a hatékony munkavégzést, az okosan dolgozást a személyiséged, az egyéni céljaid is befolyásolják. És te kell ráérezz arra, hogy ezeket milyen mértékben kell átvedd ahhoz, hogy minél produktívabb legyél.

(A cikk a Forbes írása alapján készült)