A sikeres rendezvények mögött minden esetben rendkívül aprólékos munka áll, a háttérben pedig számos különböző szakember dolgozik a vendégek elégedettségéért és az esemény akadálymentes lebonyolításáért. Kik állnak a színfalak mögött, akikkel a résztvevők nem is biztos, hogy találkoznak? Alábbi cikkünkben részletesen is bemutatjuk őket!
1. Biztonsági cég
A biztonsági szolgálatok folyamatosan felügyelik a beléptetést, továbbá a konfliktusokat és a vagyon elleni bűncselekményeket is igyekeznek megelőzni. A zenés rendezvényeken és nagyobb fesztiválokon egyaránt nélkülözhetetlen a munkájuk, a tapasztalt biztonsági őrök pedig jogszerűen és hatékonyan kezelik az előttük álló kihívásokat. Az őrzés védelem terén tanácsos egy kifejezetten rutinos és jó referenciákkal rendelkező céget választani.
A profi őrzés védelemmel foglalkozó cégek a jogszabályoknak való megfelelésben is segítenek. Például az 1000 főnél várhatóan nagyobb tömeget vonzó események szervezésekor a szakhatósággal is kötelező egyeztetni, ezt a feladatot pedig a biztonsági szolgálat számára is kiszervezhetjük. Így elkerülhetjük a súlyos bírságokat, és ami a legfontosabb, hogy minden résztvevő biztonságban érezheti magát a rendezvény teljes ideje alatt.
2. Rendezvényszervező csapat
Természetesen az események motorját a rendezvényszervezők jelentik, akik az igényeink felmérése után már teljeskörűen megszervezik és lebonyolítják az eseményünket. Felveszik a kapcsolatot az előadókkal és fellépőkkel, illetve a technikai hátteret is biztosítják, és a célközönségünk elvárásaira szabják a rendezvényt. Lényegében minden szervezéssel kapcsolatos feladatot rájuk bízhatunk.
Ha tehetjük, szűkítsük is a kört a lehetséges rendezvényszervezők listáját illetően. Keressünk olyan csapatokat, akik a rendezvényünk típusára – például zenei fesztiválokra vagy konferenciákra – szakosodtak. Ezzel a lépéssel máris rengeteg céget kiszűrhetünk, és kevesebb időt kell az ajánlatok kérésére fordítanunk.
TIPP: Kérjünk ajánlatot több rendezvényszervező cégtől is, hogy minél több lehetőség közül tudjunk választani. Mindenképp tekintsük meg a szervezők referenciáit és a róluk írt véleményeket is, hogy végül valóban megalapozott döntést hozhassunk. Az ajánlatkérés előtt pedig állítsunk össze egy részletes listát is az igényeinkről, hogy minél gördülékenyebb legyen a folyamat.
3. Marketing szakemberek
Napjainkban marketing nélkül már szinte nem is rúghatunk labdába, hiszen a célközönséget egyre nehezebb elérni és megszólítani. Éppen ezért fontos, hogy tapasztalt marketingesek készítsenek számunkra célzott kampányokat, hogy eljusson a hírünk a potenciális vendégekhez. Legyen szó közösségi média hirdetések vagy videók készítéséről, mindenképp egy marketing céget tanácsos megbízni a feladatokkal.
Ha nem vagyunk jártasak a kampányok összeállítását illetően, akkor ne is próbálkozzunk házon belüli marketinggel. Ugyanis az amatőr kampányokkal kizárólag a pénzünket égetjük majd, ráadásul a célközönségünk stílusát sem biztos, hogy sikerül megragadnunk. A marketing szakemberek viszont A-tól Z-ig elvégzik helyettünk a teendőket, és a kampányok minden bizonnyal számos vendéget hoznak majd a rendezvényünkre.
Keressünk célzottan!
Akárcsak a rendezvényszervezők cégek kiválasztásakor, úgy a marketingesek esetében is olyan csapatoktól kérjünk ajánlatokat, akik már dolgoztak hasonló projekten. Fordítsunk elegendő időt a referenciák átnézésére, és ne feltétlenül a legolcsóbb ajánlatot nyújtó céget válasszuk. Akár a rendezvényszervező partnereinktől is kérhetünk tanácsot, akik nagy valószínűséggel már több releváns marketinges csapatot is ismernek.
A rendezvények színfalai mögött a biztonsági szolgálatokat, a marketingeseket és természetesen magukat a rendezvényszervezőket is érdemes kiemelni. Nélkülük egyetlen esemény sem lehetne sikeres, ezért fontoljuk meg alaposan, hogy kikkel tervezünk együttműködni. Törekedjünk rá, hogy minden területen valódi profikkal dolgozzunk, hiszen csakis így garantálhatjuk rendezvényünk sikerét.