Öt súlyos emailezési hiba, amitől nagyon nem tűnsz profinak

Egy átlagos dolgozó munkaidejének huszonöt százalékát emailezéssel tölti – derül ki az inc.com adataiból. Az email-kommunikációnkban ennek ellenére rengeteg bakit követünk el, amitől komolytalanok, idegesítőek és szakszerűtlenek leszünk. Ezt az öt szarvashibát mindenképpen kerüld el, ha az emailezés mestere szeretnél lenni a virtuális világban.

1: Túl hivataloskodó vagy túl laza megszólítás

Az email-protokoll első alappontja a megfelelő megszólítás, köszönési forma. Ha először küldesz valakinek emailt, akiről tegyük fel nem tudsz sokat a nevén kívül (pl.: életkorát, lazán vagy komolyan kommunikál-e stb.), gyakran beleeshetsz abba a hibába, hogy indokolatlanul komolyan vagy épp túlzottan lepacsizva szólítod meg. A „Tisztelt XY” megszólítás indokolt lehet, ha mondjuk állásra jelentkezel, de nem akkor, mikor pl. egy ismerősödtől kapott kontaktnak írsz először mailt – túl formális a köszönés. De ugyanilyen rossz, ha rögtön egy Sziával, Csával vagy Hellóval indítasz – ennyire még nem bensőséges a viszonyotok. Így az aranyszó, amivel nem lőhetsz mellé, az a Kedves XY megszólítás: egyszerre lehet hivatalosnak és lazának is értelmezni, akár vezetéknévvel, akár anélkül folytatódik a sor (Kedves Takács Gábor! Vagy Kedves Gábor! – mindkettő teljesen megállja a helyét, míg a Szia Takács Gábor! és a Tisztelt Gábor! verziók borzasztóan oda nem illőek és erőltetettek).

2: Oda nem illő viccek 

Hajlamosak vagyunk elfelejtkezni róla, hogy egy email olvasása közben a fogadó fél nem tudja, milyen hanglejtéssel vagy gesztussal szántuk a mondatokat – így az iróniák, szóviccek és kétértelműen vicces mondatok gyakran nem esnek le a címzettnek és csak rettentő gagyivá teszik a leveledet. A tanácsunk: ha felmerül benned, hogy egy-egy vicc talán nem lesz érthető a másik félnek, egyszerűen hagyd ki.

3: Helyesírási, nyelvi és gépelési hibák

Nem is kell nagyon részletekbe mennünk ennek elemzése kapcsán: a magyartalanul fogalmazott, elütésektől hemzsegő, rossz szóhasználatú emailektől egy szempillantás alatt komolytalanná és szakszerűtlenné válsz a fogadó fél szemében. Sokan kiakadnak erre, mondván miért kell nyelvtanzseninek lenni, ha az ember eladónak jelentkezik vagy péknek? Vagy épp egy turisztikai cég munkatársa az illető és nem nyelvi lektor, miért kell hibátlannak lennie minden levélnek? Amiben van igazság, de a munkaadók túlnyomó többsége nem is fogja megnyitni az önéletrajzunkat, ha már az emailünk törzsszövegében túlburjánzanak a hibák – és egy komoly cég presztízsét is jelentősen aláássa, ha a dolgozói nem képesek nyelvileg helyesen fogalmazott leveleket küldeni, mivel ez a figyelmetlenség és a szakmai hozzá nem értés jele lehet. Úgyhogy figyeljünk a gépelésre – egy-egy létfontosságú emailt ezért érdemes előbb szövegszerkesztőben megírni és figyelni a helyesírás-ellenőrző aláhúzásait, majd ezután beilleszteni emailként.

4: Idegesítő, zavaró vagy gyerekes formázás

Ha nem egy óvodának írsz 36-os méretű, félkövér, fűzöld betűkkel, benne hetvenkét emojival és vicces-csillogós aláírással, akkor inkább hanyagold a nem átlagos betűszínt, betűméretet és formázásokat. Maradj a normális betűtípusok, serif vagy sans serif változatainál, és azok normál méretű, fekete betűinél. Figyelj arra, ha olyan emailt írsz, amibe beillesztettél máshonnan egy szöveget és az irdatlan nagy, hupikék betűkkel került a törzsszövegedbe - majd tovább gépelsz és az összes többi szövegedet is ezzel az irritáló formázással írod. Ilyenkor jelöld ki az egészet és állítsd vissza a fent említett, minimál beállításokat – semmiképpen se küldj így munkahelyi emailt.

5: Nem a teljes üzenetet küldöd el

Borzasztóan idegesítő, mikor valaki az első emailje után még négy üzenettel megbombáz, mert az elsőről lemaradt az utolsó három mondat, majd pedig Upsz, elfelejtettem a hét darab csatolmány, aztán jön az Ó, még egy infó kimaradt a végén. Nagyon nem profi dolog és az ember utálja, ha egy üzenet külön emailekre darabolódva érkezik meg számára és neki kell kibogarásznia, mit akart az illető. Ezt elkerülendő a címzettet csak a legvégén add hozzá az emailedhez, mikor már az egészet töviről-hegyire átolvastad és megbizonyosodtál róla, hogy semmit nem hagytál ki. Igen, két perccel többet vesz igénybe – de hidd el, a hibáid korrigálása még többet, virtuális eleganciád és profizmusod csorbájának kiköszörülése pedig még jó párszor annyit. H@jrá!

Bemagoltad a cég összes díját és elismerését és petrarchai szonettekben tudsz szavalni a korábbi munkatapasztalataidról? Okés, de mi van, ha megkérdezik, milyen ízű fagyi lennél és miért? Érdemes felkészülni mindenre, ezért mutatunk tíz nehéz kérdést, amit bekaphatsz egy állásinterjún.

Több mint kétezer munkáltatótól és munkavállalótól gyűjtötte össze egy felmérés során az Independent.co.uk, hogy melyek azok a kérdések, amik a gyakran elhangozhatnak egy állásinterjún, ellenben elég nehéz őket megválaszolni. Íme az összegyűjtött top tíz lista, amire nem árt, ha zsebre teszel néhány zseniális tenyeres visszaadást.

 1. Mik a gyengeségeid?

2. Mondj három szót, ami leginkább jellemző rád!

 3. Ha egy gyümölcs vagy zöldség lennél, mi lennél és miért?

 4. Miért válasszunk téged erre a pozícióra?

 5. Meséld el egy tapasztalatodat, mikor kudarcot vallottál.

 6. Mik az erősségeid?

 7. Ha egy fagyiíz lennél, milyen ízű lennél és miért?

 8. Mit tartasz az eddigi legnagyobb teljesítményednek?

 9. Elmondanád, szerinted hogyan és miért erősítenéd a csapatunkat?

 10. Miért jelentkeztél erre az állásra?

Ha a fagyis meg a zöldséges kérdés elsőre idegennek (és persze totál baromságnak) tűnik, saját tapasztalatból mondjuk, hogy tényleg kérdeznek ilyeneket. Mi például bekaptuk ezt fával; határozd meg milyen fa lennél és miért. Szóval tényleg érdemes felkészülni még ezekre a képtelen kérdésekre is. Sok szerencsét!

Player Autószalon

Akár otthonról dolgozó szabadúszó vagy, esetleg az irodából kúszik néha haza a meló, az inspiráló munkakörnyezetre a lakásodban is szükség van. Sanghajtól Párizson át New Yorkig kinyitjuk olyan szellemi munkások otthoni irodáinak ajtaját, mint a Spotify, a Saatchi & Saatchi vagy az Airbnb kreatívjai. Figyelj és ámulj!

Tobias Van Schneider, a Spotify Kreatív igazgatója

Van Schneider nagyon szereti, hogy az évek során több különböző stílusú tárgyat gyűjtöttek össze a barátnőjével. Otthoni munkabázisa a minimalista és művészi plakátokkal tarkított íróasztaltér, kedvenc pontja a lakásban pedig a nappali, azon belül is a gyönyörű szép Eames szék, ahol késő délután szeret olvasgatni.

Chuck McBridge, a San-Francisco-i Cutwater ügynökség alapítója és kreatívja

McBridge a családjával él ebben a komfortos és kevés színt használó otthonban. Először a házba besütő napfénybe és a közeli lagúnába szerettek bele, a ház belső kialakítását pedig enteriőr-dizájner felesége intézte. McBridge imád a verandán dolgozni jó időben, egyébként pedig a konyhaasztal a fő kreatív bázisa.

Joanna Monteira, az FCB Brazil Kreatív igazgatója

Monteira imádja körülvenni magát az utazásairól hazahozott tárgyakkal, könyvekkel, képekkel és emlékekkel a világ különböző tájairól. Emellett fontos számára, hogy ne legyen zsúfoltság: a tárgyai díszletet adnak az amúgy letisztult térnek. Monteira egy hosszú faasztalnál szeret dolgozni, ahol az élet többi részét is élvezi: házi feladatot old a kislányával, eszik, iszik, tévézik vagy épp játszik, mindezt egy asztal körül.

Kate Sanners, Kreatív partner, Saatchi & Saatchi, London

Sanners mindig otthonról dolgozik, és házában két bázist is kialakított a munkához. Emailjeit mindig a konyhaasztalnál intézi, ahol közben zajlik körülötte az élet és lehet szót váltani. A mélyebb, kreatívabb szellemi tevékenységet pedig a ház legtávolabbi zugában végzi egy íróasztalnál, ami fölött egy David le Fleming festmény lóg a férjéről és a fiáról.

Fred Baillard és Farid Mokart, a Fred & Farid csoport Kreatív vezérigazgatói és alapítói, Párizs és Sanghaj

Farid sanghaji otthonát a kreatív energiák hatják át. Bútorait az életében meghatározó helyekről gyűjtötte össze, mint Algéria, Kolumbia, Franciaország vagy épp Anglia, Amerika és Kína. Farid minden darabhoz érzelmileg kötődik és nem szereti a nyugalmat, a csendet a térben. Kedvenc munkahelye egy masszív, több mint száz kilós thai asztal.

Fred Emile Zola egykori háza mellett lakik Párizsban. Ahogy a környéket is, lakását áthatja a történelem és az utca kreatív zsivaja – propagandaposzterektől kezdve forradalmi kiadványok és számos francia és svéd dizájner bútora díszíti a lakását. Ennek ellenére munkabázisa hihetetlenül csöndes: semmi nem hallatszik be a város zajából. A szobát Fred Ty Kamoának nevezte el, ami annyit tesz: Kis ház, ami csak az enyém. Három kisfia is tudja ezt: éppen ezért folyton bemerészkednek apu szobájába. Mert apu szobája király. És Fred imádja őket ezért.

Alex Schleifer, Head of Design, Airbnb

Schleifer San Franciscóban rendezte otthonát feleségével. A tér kialakításakor fontos szempont volt, hogy a ház folyton alakulni tudjon és minden helyiség alkalmas legyen valamilyen projekt lefolytatására. Mikor csapattal dolgozik, Schleifer szeret a hatalmas konyhaasztalnál tevékenykedni, míg mikor tervez, zenét rak össze vagy kódot ír, a saját bunkerében tépi a billentyűzetet Mac és Windows gépein.

Nick Law, Kreatív Vezérigazgató, R/GA

Végül fehérség, egyszerűség és tisztaság jellemzi Law négyszintes brooklyni otthonát. A feleségével imádnak mezítláb lenni otthon, csakúgy, mint a régi könyveket és a taxikkal, furgonokkal és olasz pékséggel telezsúfolt amerikai utcai életet – így otthoni irodájukat is az utcai frontú harmadik szintre rendezték be.

(Képek: Nick Law, Fastco)