A home office-t nem a vírushelyzet miatt találta fel az emberiség, de kényszerűségből tavaly terjedt el minden korábbinál jobban. Amikor ugyanis egy eldöntendő kérdésre egyszerűsödik a munkaviszony – vagy nincs munkavégzés, vagy otthonról –, akkor mindegy, ki mennyire ódzkodik a távmunkától. Néhány önkéntes szabály és módszer alkalmazásával viszont akár még előnyei is lehetnek a módszernek, amely legalább részlegesen, mindenki megelégedésére megmaradhat akkor is, amikor már nem lenne muszáj. Összeszedtük, mit kell tenned és mire kell figyelned, ha munkaadó vagy.

Bízz a munkatársaidban!

Rég rossz, ha az alkalmazottaid csak akkor dolgoznak, amikor ott vagy. Persze ilyen is előfordulhat, de az elmúlt hónapokban legtöbbször az nyert bizonyságot, hogy a munkatársak elvégzik a feladataikat, függetlenül attól, hogy ott állsz-e személyesen a hátuk mögött, vagy e lehetőség híján folyamatosan számonkéred őket telefonon, e-mailen, cseten, bárhogy. Bízz bennük, és ezt fejezd is ki!

Kellenek új szabályok

Jó esetben normál időszakban egyértelműek a feladatkörök, ügymenetek – távmunkánál azonban célszerű mindent tisztázni a helyzetnek megfelelően. Mi változik a megszokotthoz képest, milyen kommunikációs csatornát használtok, kit, hogyan és mikor lehet elérni, hogyan látjátok át a folyamatokat… mindezt érdemes leírni, hogy bármikor elérhető legyen. Ha eddig nem használtatok feladatkezelő szoftvert, most már nagyon itt az ideje!

Kellenek a régi szabályok

Attól, hogy a munkahely és az otthon ugyanarra a helyrajzi számra került, nem lettek az alkalmazottaidból 0–24-ben bekapcsolható robotok.

A magyarországi munkajog betűje szerint a home office-ra a munkahelyi munkavégzés szabályai vonatkoznak – mivel nincs külön az otthoni munkavégzésre vonatkozó passzus –, a távmunka viszont (hiába szoktuk mostanában szinonimaként használni) másik jogi fogalom, kötetlen munkaidővel. Tisztázzátok pontosan, kinek, mikor és mennyit kell dolgoznia, ne legyen ebből konfliktus!

Szorítkozz a lényegre!

Lehet, hogy élőben nem zavaró, ha egy óra alatt tízszer szólsz oda a munkatársadnak valamiért, de ha ugyanennyi e-mailt vagy üzenetet küldesz, vagy még rosszabb esetben ennyiszer hívod fel, az már nagyon sok lehet. Gondold át: biztosan nem várhat a dolog? Fontos egyáltalán? Biztos minden címzettre tartozik ez az e-mail?

Jó eszközökön lehet jól dolgozni

Manapság elvárható, hogy telefonon elérhető legyen valaki. Az viszont már nem evidens, hogy legyen egy – a munkától függően akár egész komoly teljesítményű – számítógépe, minőségi webkamerája és gyors internete, hogy otthonról is dolgozhasson neked. Beszéld meg a munkatársaiddal, milyenek a feltételeik, milyen eszközre lenne esetleg szükségük! Otthoni és irodai munka esetén is a biztonságos és jó tárhelymegoldás a felhő, amelyhez minden kollégának hozzáférése van, ha még nincs a cégednek, fizess elő hamar!

A home office költségei

Egyértelmű, hogy neked kell biztosítani a fűtést, ha télen a céged irodájában dolgoznak a kollégáid. De mi van akkor, ha a saját otthonukban dolgoznak neked, ezért többet kell fűteniük, világítaniuk, netán emiatt fizettek elő gyorsabb netre? Lehet, hogy ez nekik nem gond, de ezt ne te találd ki, hanem beszélj velük erről, és ha szükséges, szállj be a költségekbe!

Ne vesszen el senki!

Legyenek heti vagy napi megbeszélések – nem kell a semmiről órákig okoskodni, de fontos, hogy maradjon valami a munkahelyi morálból, tudjatok egymásról, lássátok egymást, akár tíz perc alatt fussatok át a teendőkön! Ne hanyagolj el senkit – ritka kellemetlen, ha napok vagy hetek múlva derül ki, hogy valaki nem azt vagy nem úgy csinálta, ahogy kellett volna.

Legyél támogató!

Ez amúgy is feladata egy munkaadónak, home office-nál főleg az. Az otthoni munkának ugyanis mostanában legtöbbször valami negatívum az oka – veszélyeztetettség, karantén, az irodabérlet felmondása, szokatlan munkarend –, plusz mindenkit próbára tesz a lassan egy éve tartó nehéz időszak, vannak családi problémák, netán tragédiák. Nemcsak a munkavállalóval, az emberrel is törődnöd kell! Fejezd ki, hogy számíthat rád, a vezetésre; ha látod, hogy nem tud koncentrálni, rosszkedvű, kérdezd meg – lehetőleg ne a csoportos csetben –, tudsz-e segíteni valamiben!

Legyél rugalmas!

Rengeteg most a bizonytalansági tényező, a világban, a saját környezetedben, az üzleti partnereidnél, nem te nem tudsz pontosan kalkulálni, hanem senki. Ez most a helyzet, amit üzletileg a legkisebb veszteséggel úgy tudsz túlélni, ha minden szempontból rugalmas vagy. A home office tekintetében is: legyenek szabályok, de ne ragaszkodj hozzájuk görcsösen, próbáljátok csiszolni a munkamenetet, a kommunikációt, mindannyian így jártok a legjobban!

Ne feledd a csapatépítést!

A csapatépítés lényege nem az évenkénti muszájrendezvények túlélése minél kevesebb kínos helyzettel, hanem egy jól működő közösség létrehozása és ápolása. Most ez nehezebb, sem kötött, sem kötetlenebb formában nem megy személyesen, de online sem muszáj csak a melóról beszélgetni. Lehetnek lazább mítingek, közös játékok, bármi, ami kicsit kikapcsol, jólesik, és nem erőltetett.

A cikk elkészítésében együttműködő partnerünk volt az Aruba Cloud.